Few days ago I felt unfocused. I was thinking about the new month coming up and I felt I a bit confused about my priorities. There are millions things you could do when you are building your online venture!

Becoming an online “edupreneur” implies lot of knowledge I didn’t have and that I’m building “on the field”, day by day, by studying and testing the various online marketing strategies and techniques. Creating and teaching a course or a coaching program is not a problem for me since I’ve been doing it since 2007. I also thought that sales was going to be quite easy for me since that also was my job since 2001. I realized that doing it on the Web is a completely different story, even thought building quality relationships with your customer is always key, both off and on line.

 I’m sharing these things to make you understand why I said I felt a bit unfocused. Here’s where the title of this post starts to make sense. Few nights ago I helped myself with a self-coaching session.

You might be thinking “How do you do that?”

In practice, I asked myself some of the questions that I usually ask to people I coach. Of course, It was not like having a one to one session, but I ended anyway my self-meeting with a clear goal and a list of actions to put in place for November month. This gave me a sense of certainty and direction, increasing my excitement for what I’m doing in this phase of my life.

 Do you want to know what are the questions I asked myself so you can test them? Here they are! Follow these steps.

1.     First of all, make sure you are alone, in a place where nobody could disturb you, for about 30 minutes or so. Switch off your phone and other electronic devices you might have.

2.     Make sure you have a pen and a piece of paper.

3.     Clear your mind. Write the major concerns/thoughts you have in your head in that moment. Use few words. For example: In this moment I’m thinking about: the call I have to make, the e-mail I have to send, dinner, movie to watch…(3-5 points are enough).

4.     For every thing you wrote, write what are the key emotions associated with that. For example: call I have to make = excitement and also a bit of tension.

5.     Destroy your list, as a way to clear your mind. Close your eyes and take some long breaths.

6.     Open your eyes, and ask yourself “What is the most important goal I want to achieve in this month?” Write your goal with a concrete and short sentence. Example: By the end of November I want/I will/I have/I’am (choose the verb you prefer and identify the concrete result you want to achieve).

7.     How would I feel once I achieve this goal? Close your eyes and connect with those feelings for at least one minute.

8.     Open you eyes again. Next question to ask yourself: How will I achieve this goal? List all the ideas you have in mind, even if they are generic.

9.     Among all the ideas I wrote, what concrete actions will I put in place? By when/starting from when? List between 3-5 actions.

10.  How do I feel now that I have a goal and a plan in place?

 This is a simple framework you can use to manage uncertainty and to make sure you channel your focus and energy towards your goals. It’s also a motivation booster!

I wrote a book where you can find other tools. It’s available in Italian and in English. “Improvvisare per Vincere”& “Improvise and Succeed”. Check it out on Amazon.

Watch the book trailer.

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Quante volte ti succede di pensare a quanto sarebbe più bello il tuo lavoro se non dovessi avere a che fare con quella persona/e che ti fa salire l'irritazione alle stelle alla prima parola che dice? Può trattarsi di un collega, di un tuo collaboratore o magari del tuo capo. Si tratta di una persona per te "difficile", poco piacevole e spesso fonte di frustrazione e malcontento.

Nella mia attività di formatore e di coach mi è successo molte volte di sentire storie di abili manager e professionisti che lasciavano la loro azienda non per il loro lavoro in sé ma a causa del clima relazionale che si era creato, in particolare con alcune persone.

D’altro canto, è pur vero che ovunque andremo avremo sempre una buona probabilità di trovare quella persona che ha la capacità di azionare le nostre "zone rosse" e di renderci la vita un pò più difficile. Quella persona può essere per noi occasione di crescita e di sviluppo personale.

Non a caso le abilità più ricercate dalle aziende nei loro collaboratori hanno a che vedere con l’intelligenza emotiva e le cosiddette soft skills. Capacità di gestire i conflitti, di sviluppare i collaboratori e di essere facilitatori di un buon clima relazionale sono trampolini di lancio e conditio sine qua non per una carriera di successo. Ho avuto a che fare con molti bravi manager bloccati nel loro avanzamento di carriera e bisognosi di coaching proprio per la loro difficoltà in questi ambiti.

Nelle aziende più evolute diventa sempre più importante non solo QUALI risultati ottieni ma anche COME li ottieni. Se per raggiungere gli obiettivi fissati l’azienda perde i collaboratori più bravi a causa di uno stile manageriale dispotico, il prezzo da pagare è molto alto e la performance di quel manager non può certo essere considerata positiva.

Come fare sì che le persone difficili che incontriamo nella nostra strada diventino per noi occasione di crescita personale? Alcuni step fondamentali:

1. Comprendi la causa della tua irritazione. Nel comportamento di quella persona che cosa in particolare ti irrita? Quale dei tuoi valori non viene onorato? In quali altre situazioni, anche non lavorative, ti succede la stessa cosa?

2. Fai lo sforzo di focalizzarti su quanto di positivo c'è in quella persona, fosse solo il colore della maglia che indossa in quel giorno. Il tuo modo di porti comincerà un pò alla volta a cambiare e, anche senza rendertene conto, comincerai ad andare incontro all’altro, dimostrandoti più collaborativo e meno sulla difensiva.

3. Nelle attività quotidiane, ricerca la collaborazione e non modi e situazioni per dimostrare che tu hai ragione e l’altro ha torto. Spesso i conflitti nascono e vengono mal gestiti perché entrambe le parti vogliono avere ragione e dimostrare all’altro quanto “sbagliato” sia. La relazione diventa così non funzionale, in quanto non volta al raggiungimento di un risultato utile per il lavoro che si sta svolgendo ma orientata al nutrimento dell’ego delle persone.

4. Impegnati a non prenderla sul personale. Molto spesso dietro a comportamenti ostili o resistenti si nascondono persone "in pena” e con difficoltà. Ricorda che tu non c’entri nulla!

5. Fai attenzione al linguaggio che usi. Evita frasi assolutistiche (Esempio: quando parli non capisco mai cosa vuoi dire) e sminuenti (Esempio: non vedo come la tua idea sia realizzabile con i tempi che abbiamo. Fai invece una domanda: come potremmo realizzare in concreto la tua idea?)

Se vuoi approfondire il tema, ho creato un corso online che ti darà non solo maggiori conoscenze a riguardo ma sarà anche un percorso di auto-esplorazione, un pò come una sessione di coaching a distanza, per identificare i tuoi punti di forza e le tue aree di miglioramento. Se farai il corso, fammi avere poi per favore i tuoi commenti. Il percorso formativo è interamente self-paced, quindi puoi frequentarlo con i tuoi tempi e quando ti è più conveniente. Lo trovi a questo link.

In 2007 I started my training in London to become an executive coach and one of the most surprising things I heard from my instructors was “people often underestimate the power of daily planning”. “What do you mean exactly?” I asked. The trainer’s response was “we mean that they could achieve a lot more in their everyday life if they would systematically dedicate some time, even just 10 minutes or less, to plan what they want to accomplish the day after”.

“This is just common sense”, I thought. Funnily enough, the trainers anticipated what I had in my mind. “You might be thinking Kati that this is just common sense, AND you might also know that the problem with common sense is that it is not so common!” The failure is often in the implementation. They were absolutely right!

After 13 years of training and coaching executives, entrepreneurs and companies, I have realized more and more how planning is often something people do on a macro level but not necessarily on a day-to-day basis. I have heard many stories of people telling me how frustrated they felt because they were used to arriving at the end of their day without feeling a sense of accomplishment. They felt like they were wasting their time a lot.

The typical question I ask in this case is “how clear were you on what you wanted to accomplish?”

A common answer was “not so clear”. Or “yes, I was quite clear but then other things came up and I ended up doing other activities instead of what I had planned to do”.

Then I usually ask, “how clear is to you what you should say not to?” Typical answer… “Not necessarily so clear or, better, I don’t always have the energy, willingness or courage to say no…”

Planning is important because it reduces the sense of ambiguity and uncertainty we often have in our life, especially these days. It helps the brain to get the feeling it is in control, and this is something it likes a lot. It does not matter if there are in reality very few things we can actually control in our life. The important thing is that we prepare ourselves mentally to feel that way, as much as we can.

Not to mention the fact that being able to give up control and learn how to navigate the unknown and the uncertain is an important leadership (and life) skill, but this is another blog post for another day.

As a first step, train yourself to get as much certainty as you can, by planning your days, according to what is important to you.

Ideally this action should be taken in the evening, focusing on the following day, but not necessarily. It can be done also in the morning if this work better for you.

 Below are 7 questions to ask yourself to start building the habit of planning your day:

-       What do I want to accomplish tomorrow?

-       What 3-5 actions will I put in place to do so?

-       How much time will be necessary?

-       How realistic is my plan?

-       What do I need to change to make it more feasible?

-       What do I need to say NO to in order to do what I want?

-       How will I feel at the end of the day if I reach my goal?

 Now go make it happen!

As a fan of improvisation and as a Second City Alumni, dealing with the uncertainty and the ambiguity of the present time is a hot topic for me. These 7 weeks spent in quarantene gave me the opportunity to experiment and write down some tips, that I initially shared with the CIMBA Italy MBA participants I have the pleasure to coach. I thought some of these habits could be useful for everybody, also in the future, when the Covid 19 isolation time will only be a memory.

You don’t have certainty in these days? Create it with the following actions…

1. Do your best to wake up and go to bed at the same time

2. Have a healthy breakfast, lunch and dinner, preferably always at the same time

3. Practice mindfulness for at least 12 minutes

4. Practice yoga (or thai chi, pilates….). There are lots of free app or on line programs you can use in these days

5. Get dressed as if you had to go out. Don’t stay in your pyjamas all day

6. Clean your environment

7. Declutter and organize your space, even for just few minutes

8. Plan your time with 30 minutes’ chunk of time. Make sure you choose and you know the purpose behind every chunk of time. In this way you are not passively “spending your time” but you use it to become the person you want to be and to reach your vision&goals. Ask yourself, how these 30 minutes will be beneficial to me and/or to others?

9. After 25 minutes of focus time, make sure you give yourself a 5 minutes break (This is called “The Pomodoro Technique”. Search it on Google, it was invented by an Italian guy, Francesco Cirillo, and gained success all around the world)

10. Do physical activity for at least 30 minutes

11. If possible, spend some time outside in the nature

12. Don’t stay for more than two hours in the same room. By changing your location, you change also your energy, even by “travelling” for just a few meters

13. Plan activities where you can apply your strengths or at least some of them. This action is key in order to energize yourself

14. Read books/articles not because you have to but only for pleasure, for at least 10 minutes per day

15. Manage your focus. Avoid focusing on problems, debates and drama, and focus instead on your vision, your goals and plan to achieve them. Take advantage of the time you have to design your future

16. Spend some time journaling your thoughts and feelings

17. Watch movies/tv series that will give you positive emotions

18. Manage the time you spend on reading/listening to the news/social media. Make sure you read/listen to official channels

19. Do your best to reassure your loved ones, without getting burn out from it. Agree with them, if possible and appropriate, how often and in what way you are going to stay in touch with them

20. After your online work, make sure you do some physical and creative activities (painting, listening music, coloring, playing an instrument…)

21. Make sure you plan time for doing nothing and relax

22. Reach out regularly to your supportive network, your family, your friends…stay in touch!

23. In general, support to be supported!

24. Most important point, do all of the above even if you are not willing to do it! Remember, you have the power to wake up your energy by taking action!

È risaputo che saper ascoltare è una competenza importante sia in ambito professionale che personale. Più sappiamo ascoltare e più la qualità delle nostre relazioni interpersonali migliora. Siamo bombardati da mille stimoli e la capacità di prestare attenzione a quanto sta succedendo attorno a noi o a quello che un’altra persona ci sta dicendo è sempre più a rischio, dato che non viene più allenata come un tempo. Non è un caso che la mindfulness, che in parole semplici significa “fare attenzione al momento presente, senza giudizio”, sia uno strumento sempre più usato in vari ambiti, da quello medico a quello aziendale.

Il coaching va controcorrente e richiede al coach professionista una capacità di ascolto fuori dal comune. Non si tratta solo di un ascolto attento ma di un ascolto profondo, che fa attenzione non solo al linguaggio verbale, ovvero alle parole che il coachee dice, ma anche al linguaggio non verbale, al non detto, alle pause, ai silenzi, ai cambi di energia della persona che abbiamo di fronte.

Non è di certo il livello di ascolto che siamo chiamati ad avere nella vita di ogni giorno, a meno che non svolgiamo la professione di coach.

In generale, i livelli di ascolto che si possono avere in una conversazione quotidiana possono essere:

1.     Ascolto per dovere

2.     Ascolto per poi farti vedere che sono preparato/che ho ragione

3.     Ascolto per avere le informazioni che mi servono

4.     Ascolto per capirti

5.     Ascolto per connettermi emotivamente con te

Il livello due, ascolto per poi farti vedere che sono preparato/che ho ragione, viene spesso utilizzato anche nei rapporti di amicizia. Si chiama un amico per parlare di un nostro problema, l’amico ci lascia parlare per un minuto per poi cominciare a proporci le sue idee e possibili soluzioni. “So di che cosa stai parlando, è successo anche a me quando…Secondo me dovresti…”. Il dialogo viene così monopolizzato da quella persona che magari abbiamo chiamato solo perché ci desse un po’ del suo ascolto. L’altro spesso reagisce in quel modo con l’intento genuino di volerci aiutare ed esserci utile. Purtroppo a scuola non ci hanno mai insegnato l’ascolto attivo.

Qualche settimana fa una persona mi ha fatto notare che un conto è ascoltare il coachee in una sessione di coaching, un conto è ascoltare un amico. Certo, non posso e non sono chiamato ad avere lo stesso livello di ascolto. Quello che però tutti possiamo allenarci a fare è quello di regalare un po’ di più la nostra attenzione a chi abbiamo di fronte, resistendo alla tentazione di dare consigli e di parlare della nostra esperienza. Sarà magari poi la persona a chiederci le nostre opinioni o i nostri suggerimenti.

Già arrivare al livello “ascolto per capirti” è una cosa positiva in una relazione dove vogliamo creare delle buone basi. Non siamo chiamati ad arrivare a tale livello con tutti. Va bene ascoltare per avere le informazioni, va bene se qualche volta abbiamo un ascolto distratto. La cosa importante è non farlo con le persone e nelle situazioni importanti della nostra vita.

Se sei interessato a sviluppare le tue abilità di ascolto, ti suggerisco di esplorare il mio corso online. È in inglese e lo puoi trovare anche su Udemy, dove ho più di 20.000 studenti. Cliccando al link qui sotto avrai accesso invece alla mia scuola online, dove è inclusa anche una sessione di coaching. A te la scelta!

https://katiusciabaggio.teachable.com/p/develop-your-listening-skills-to-give-your-best-at-work-and-in-life

-       Katiuscia Baggio

The title sounds contradictory, right?

I recently encountered the last person that I expected to on a local train around the Italian Veneto region. He was a Canadian CIMBA alum from 2011. I was his Personal Development Coach and CIMBA LIFE Leadership Trainer while he was enrolled in our 11-month full-time MBA .

It was a total surprise. “John?! What are you doing here?” We started to chat while recovering from the shock of seeing one another. After a while he said something that really inspired me to write this post. He was telling me about his past job as a Project Manager in an oil and gas company in Canada. He said, “The CIMBA MBA helped me to think and act more effectively on my feet. I can now approach almost any business situation and manage the uncertainty and the ambiguity with an ease that I didn’t have before the degree. The MBA gave me not only “knowledge” and “process” but also “behaviour” competencies”.

 I’m a fan of improv and completed some training at the Second City School of Chicago. I saw so many connections between improv, coaching and mindfulness including the power of staying present and listening deeply.  I never considered before how my MBA degree has helped me to improv as well.

 One of the most important parts of being a good manager is being able to deal with ambiguity.  You cannot do that unless you become familiar with the ability to improvise. It is not possible to be prepared for every single situation and challenge. The MBA provides many tools and new ways to analyse your business and to assign meaning to data and processes. At the same time, with those tools, you cannot manage and control all of the variables. Lots of the uncertainty and ambiguity also come from interpersonal relationships. That’s why the rational tools are not enough sometimes. This is where you need to be able to access empathy on the spot and provide an answer to your employees that will inspire them, even when you are not sure 100% about what to say.

Traditionally, an MBA provides rational tools and processes that help managers be more methodological. That’s true. That’s absolutely true. However, when there is also a strong leadership and personal development component part, the MBA also train your brain to think and act more effectively on your feet.

 In summary, these are the 3 ways an MBA helps you improvise:

1. You have the big picture with an understanding of the logic of all business areas, allowing you to question to the void without being fully prepared at all times.

2. You know how to provide certainty without dependency on it – you engage people by addressing complexity without making absolute statements.

3. You help others embraces the concept that situations matter and encourage their flexibility depending on the needs of other people.

In questi ultimi quindici anni la necessità di stare al passo con i cambiamenti quotidiani richiesti dal mondo del lavoro ha dato sempre più importanza anche in Italia al coaching. Molte aziende vedono in esso la soluzione per fare cambiare i collaboratori nella direzione auspicata, in linea con le esigenze lavorative.

Il manager non sa fare squadra? Mandiamolo a fare coaching. Il caporeparto non sa ascoltare? Il coaching è la soluzione. La persona appena promossa a business unit director è un ottimo tecnico ma la parola motivazione è estranea al suo vocabolario? Un buon coach tirerà fuori il motivatore che è in lui. Il coaching dunque come la panacea di tutti i mali.

Sarai anche d’accordo nel dire che la parola coaching è alquanto abusata oggigiorno. C’è pure uno spot alla TV dove uno shampoo viene presentato come il coach dei capelli.

A questo punto uno si chiede “ma che cosa vuol dire coaching?"

Nella mentalità comune il coach è colui che insegna un qualche cosa, che ti aiuta a raggiungere, con la sua guida e i suoi suggerimenti, un certo traguardo. Questo ha un suo senso, se ci riferiamo al coaching nato in ambito sportivo negli stati Uniti negli anni ’70.

Se spostiamo la parola coaching nell’ambito della crescita personale e dello sviluppo della leadership, molto più recente rispetto a quello sportivo, questa comune accezione è un pò fuorviante e pericolosa.

Per fortuna c’è l’International Coach Federation (ICF), ente internazionale che accredita i coach e che assicura determinati standard di qualità.

L’ICF ci dice che il coach non deve dare al coachee consigli e suggerimenti; non deve insegnare nulla. Se lo fa, è un motivo sufficiente per essere radiato dal mondo ICF. Occorre quindi fare una precisa distinzione tra un coach e un formatore, un trainer oppure un mentore, che trasmettono la loro conoscenza e il loro sapere agli altri.

E allora il coach che cosa fa?

Il coach utilizza una metodologia particolare di comunicazione dove, attraverso un ascolto molto intenso, il ripetere, il sintetizzare, il chiarire e il fare domande “potenzianti” (cioè aperte e che spingono l’altro a riflettere in maniera più approfondita), aiuta il coachee a:

• capire ciò che è veramente importante per lui

• identificare un possibile obiettivo da raggiungere su cui focalizzarsi

• individuare un piano di azione per arrivarci

• fermarsi e riflettere su che cosa può imparare su se stesso, proprio grazie al percorso che sta facendo nel raggiungere l’obiettivo.

Di sessione in sessione il coach aiuta il coachee a rivedere le sue azioni e l’impatto che stanno avendo nella sua vita e in quella delle persone a lui vicine. Questo diventa un potente catalizzatore di consapevolezza personale e di cambiamento.

Nel coaching di CIMBA tutto questo viene amplificato grazie agli strumenti di bio-feedback, che consentono di mettere a confronto la percezione soggettiva della persona con quella che è stata la risposta fisiologica del corpo in situazioni di stress e di vicinanza emotiva con gli altri.

Può anche succedere che il coachee non voglia creare alcun piano di azione ma preferisca utilizzare il suo coach come un “sounding board” (cassa di risonanza), ovvero come una sorta di specchio che, attraverso il processo di coaching, aiuta a sviluppare nuove idee e nuovi modi di interpretare le situazioni.

Ecco che allora nel coaching non esiste una scaletta di argomenti da trattare o un percorso prestabilito da seguire. La conversazione si sviluppa in relazione a quello che il coachee mette nel piatto, momento dopo momento; il coach diventa per il coachee una guida non guida, verso l’esplorazione di nuovi modi di vedere se stessi e i propri rapporti con gli altri.

Quali sono gli obiettivi più frequenti che i coachee di CIMBA scelgono per il loro percorso di coaching? Sono abilità di leadership che portano anche alla crescita personale, quali ad esempio: saper ascoltare, esprimere le proprie idee, dare e ricevere feedback in maniera efficace, conoscere meglio i propri punti di forza e aree di miglioramento, creare empatia, motivare e ispirare gli altri a dare il meglio di loro stessi.

Non importa il ruolo professionale che una persona ha in azienda. Sia che si tratti di un manager che gestisce il lavoro di altri, sia che si tratti di una persona che fa parte di un team di lavoro, sapersi relazionare in maniera efficace diventa un prezioso trampolino di lancio per vivere meglio in generale e per avere maggiori soddisfazioni al lavoro.

Nella mia esperienza di coach ho visto molti manager e professionisti capaci che non riuscivano ad ottenere ruoli di maggiore responsabilità proprio perché avevano difficoltà nelle relazioni interpersonali e nel fare crescere le persone.

Spero che questo articolo ti abbia aiutato a chiarire almeno un pò il significato legato alla parola coaching.

Che cosa ti ha colpito di più? Che cosa ti farebbe piacere approfondire? Scrivilo per favore nei commenti. Questo aiuterà me e tutti i lettori a fare chiarezza rispetto a questa bella professione, diventata ahimè sempre di più anche una giungla.

Very often when we read books about personal development and self-help, we get the idea that positivity and joy are the only ingredients to have happiness in our life. It looks like we should focus just on positive emotions and leave out emotions like sadness, anger, frustration, etc.

The film “Inside Out” shows how it is essential for our wellbeing to give voice to all of the emotions we experience as a human being, not just to the positive ones.

 This does not mean that we allow ourselves to “swim” in the negativity. We must allow space for the different emotions that we have in each moment without ignoring it or pretending that it does not exist within us.

 This is a great illustration of what we suggest at CIMBA: be present, be mindful, be in touch with your emotions and label them. Make your emotions your friend, not your enemy. Acknowledge the message that your negative emotions have for you. Label your emotions to reduce their intensity and be able to move forward with more clarity. Neuroscience research supports this type of cognitive reappraisal.

You might say to yourself: “Right now, I feel angry about that situation.” or “I feel sadness for what happened to my friend.”

 At the beginning of the film, it seems that only the emotion named JOY can make good things happen. Then as the plot thickens, SADNESS becomes the unexpected hero. I do not want to give away the end, however!

 In summary, by acknowledging the full range of positive and negative emotions, we can make more meaningful steps to sincere growth, both personally and professionally. What a relief to know that we do not have to force ourselves to feel joy constantly. Now, of course we do not want to crying everyday either!

 As in a choir where every single voice is important to create the collective sound, it is also important to give voice to each part within ourselves.

 As a personal development coach and as cinema fanatic, I highly recommend the film, especially to adults!

Katiuscia Baggio